Überlegungen für Event-Profis bei der Wahl der Technologie

Veranstaltung Technologie

Event-Profis stehen vor der Herausforderung, zuverlässige und erfolgreiche Werkzeuge der Veranstaltungstechnik zu beschaffen und einzusetzen, während sie gleichzeitig mit ständig wechselnden Anforderungen und Budgets arbeiten. Die Organisatoren von Veranstaltungen stehen unter Druck, Technologien zur Verfügung zu stellen, die es den Teilnehmern ermöglichen, beeindruckt zu sein und sie problemlos zu nutzen. Was sind also die vier Hauptüberlegungen, die Sie bei der Suche nach Ihrer nächsten Veranstaltungstechniklösung beachten sollten?

Wi-Fi

Am Tag kommt es auf die Konnektivität und Zugänglichkeit an, ob die Veranstaltungstechnik fliegt oder nicht. Hier müssen Sie die Wahl des Veranstaltungsortes in Betracht ziehen und die WLAN- oder Netzwerkfähigkeit und -kapazität bewerten. Einige Veranstaltungsorte machen eine zuverlässige Wi-Fi-Konnektivität zu einer Priorität, aber wenn Ihre Veranstaltungstechnik vollständig auf Wi-Fi angewiesen ist, dann müssen Sie dies bei der Wahl Ihres Veranstaltungsortes berücksichtigen. Fragen Sie die vorgeschlagenen Veranstaltungsorte, ob sie die Größe Ihres Publikums bei der Verbindung mit ihrer aktuellen Wi-Fi-Infrastruktur berücksichtigen können oder ob sie zusätzliche Ressourcen benötigen, um ihre Bandbreite und Konnektivitätsgeschwindigkeit zu erhöhen. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort Wi-Fi Ihre Gesamtzahl der Teilnehmer als gleichzeitig aktive Verbindungen unterstützen kann, so dass Sie sicher sein können, dass die Konnektivität kein Problem darstellt, wenn alle Teilnehmer gleichzeitig verbunden sind.

Bonus-Tipp: Wenn Wi-Fi eine Priorität für Ihre Veranstaltung ist, stellen Sie sicher, dass Sie dies frühzeitig mit Ihrem Veranstaltungsort / IT-Team kommunizieren und klare Verbindungsanweisungen für Ihre Teilnehmer erstellen und veröffentlichen, um vor und während der Veranstaltung auf den Veranstaltungsort Wi-Fi zuzugreifen und das beste Erlebnis zu bieten.

Annahme

Eine der Fragen, die sich alle Event-Profis beim Einsatz von Veranstaltungstechnik stellen, ist, wie bringe ich meine Delegierten dazu, sich mit dieser Technologie zu beschäftigen? Stellen Sie sicher, dass Sie die vollen Möglichkeiten (oder Einschränkungen) der Technologie verstehen und besprechen Sie die Akzeptanzstrategien mit Ihrem Technologieanbieter. Der Technologieanbieter sollte in der Lage sein, fachkundige Ratschläge zu geben, wie er Anweisungen für den Anschluss oder Zugriff auf die Technologie am besten kommunizieren kann, einschließlich der Möglichkeit, Ihre Teilnehmer aufgrund ihrer Erfahrung zur Teilnahme zu ermutigen. Es versteht sich von selbst, dass die von Ihnen gewählte Veranstaltungstechnik für Veranstalter einfach einzurichten und zu bedienen sein sollte und für Veranstaltungsteilnehmer einfach zu bedienen.

Bonus-Tipp: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle mit der Technologie vertraut sind, so dass ein Testlauf für Organisatoren und eine Eisbrecherfrage für die Teilnehmer einfache und effektive Wege sind, dies zu tun.

Eignung

Sie eine Liste von Funktionen und Vorteilen, die Sie von der Technologie erwarten. So wird sichergestellt, dass Sie bei der Suche nach Ihrer Veranstaltungstechniklösung fokussiert sind und nicht von den Zielen und dem Zweck der Technik abgelenkt werden. Damit die Veranstaltungstechnik wirklich effektiv ist, müssen die Organisatoren eine Lösung wählen, die ihnen hilft, die geplanten Ergebnisse der Veranstaltung zu erreichen.

Bonus-Tipp: Stellen Sie sicher, dass es eine spezielle Person gibt, die für die Verwaltung der Technologie für die Veranstaltung verantwortlich ist. Selbst wenn die Technologie einfach zu bedienen ist, ist es gut, eine Person zu haben, die für die Technologie verantwortlich ist, damit sie die begehrte Person und der Champion des Tools sein kann. Diese Person kann ein Mitarbeiter oder ein Veranstaltungsunternehmen sein, das die Technologie für Sie verwalten und bereitstellen kann.

Kosten

In den meisten Fällen haben Event Professionals ein strenges Budget für ihre Veranstaltung und suchen nach Technologien, die einen wettbewerbsfähigen Preis oder ein gutes Angebot bieten. Denken Sie darüber nach, was Sie von Ihrer Veranstaltung erwarten, richten Sie Ihre Technologie auf Ihre Ziele aus und entwickeln Sie darauf aufbauend Forschungstechnologien. Sobald Sie wissen, was Sie suchen, können Sie dann die Technologie-Tools vergleichen, die Ihren Kriterien und Ihrem Budget entsprechen.

Fazit

Es gibt unzählige Veranstaltungstechnik zur Auswahl, so dass es schwierig sein kann, sofort zu wissen, welches die richtige für Ihre Veranstaltung ist. Nicht jede Veranstaltungstechnik ist gleichwertig und es ist nicht immer ratsam, eine Lösung zu wählen, die zu viele Funktionen hat, die die Dinge komplizieren und Sie mehr kosten könnten. Indem wir unseren Schritten folgen, hoffen wir, dass es Ihnen hilft, Ihre Optionen einzugrenzen und Ihnen hilft, die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Option auszuwählen.

Wie sich Smartphones auf die Musikindustrie und Veranstaltungstechnik auswirken, können Sie in diesem Beitrag lesen.

Was ist der wahre Einfluss der Smartphone-Technologie auf Ihr Musikereignis?

Veranstaltung Smartphone

Wie jeder, der in den letzten Jahren an einer Live-Musikveranstaltung teilgenommen hat, bezeugen wird, wurde der Anblick von schwankenden Feuerzeugen schnell durch den Anblick von leuchtenden Smartphones ersetzt.

Als Event-Organisator ist es Ihre Aufgabe, den Gästen zu ermöglichen, ihre Zeit in Ihrem Raum zu genießen. Ob das nun bedeutet, dass sie an ihr Telefon geklebt sind oder nicht. Aber ab wann hört diese Technologie auf, eine Ablenkung zu sein und beeinflusst den Erfolg Ihrer Veranstaltung?

In diesem Artikel werden wir uns einige der Einbrüche des Smartphones in eine Live-Musikumgebung ansehen. Und wie sie eine Bedrohung – oder sogar einen Vorteil – darstellen könnten! – zu deinem nächsten Konzert.

Fotos und Videoaufnahmen

Ob es sich um das Fotografieren, das Versenden von Tweets oder das Aufnehmen von Snapchat- und Instagram-Geschichten handelt; kein Event wird heutzutage wirklich erlebt, bis es online hochgeladen wird. Und wenn es um Live-Musikkonzerte geht, kann dies sogar bedeuten, dass die gesamte Veranstaltung aufgezeichnet wird.

Der Nachteil dieser übereifrigen Aufnahme liegt auf Kosten der anderen Zuschauer und des Interpreten. Hinter jemandem stecken zu bleiben, der den Blick auf die Bühne versperrt, ist für einen anderen Zuschauer frustrierend. Während der Darsteller sowohl abgelenkt als auch entmutigt sein wird, wenn es um eine Menge von Menschen geht, die mehr darum bemüht sind, gutes Filmmaterial zu bekommen als ihre Show zu genießen.

Wenn Sie nicht bereit sind, an Ihrem Veranstaltungsort eine „Keine Fotografie“-Regel durchzusetzen, müssen Sie mit der Fotografie und der Videoaufzeichnung arbeiten, nicht gegen sie. Fordern Sie von Ihrem Publikum, dass jedes Filmmaterial der Veranstaltung ein bestimmtes Tag verwendet. So können Sie auch nach der Show einen Teil ihres Filmmaterials teilen und sogar für Marketingzwecke verwenden.

Für intimere Shows sind jedoch Smartphone-Fotos oder Videoaufnahmen störend. Erwägen Sie, eine Regel ohne Fotografie für kleine Live-Events einzuführen. Aber beachten Sie, dass Sie viele Inhalte hochladen werden, die sie teilen können – stellen Sie einfach sicher, dass Sie bei der Werbung für Ihre Social Media-Handles klar sind. Auf diese Weise können Ihre Zuschauer Ihre offiziellen Videoinhalte ausfindig machen und teilen.

*TIPP: Wenn Sie sich entscheiden, diesen Weg zu gehen, stellen Sie sicher, dass Sie schnell großartiges, hochwertiges Filmmaterial auf Ihre Instagram- oder Facebook-Seiten hochladen, das die Fans sofort nach der Veranstaltung teilen können. Wie Sie das erreichen können, erfahren Sie hier.

Teilen auf Social Media

Gibt es etwas Frustrierenderes, als Tickets für ein Musikereignis zu kaufen, nur um es von jemandem ruinieren zu lassen, der die Überraschungen aus der Show verdirbt? Während es eine unausgesprochene Regel gegen „Spoiler-Alarme“ für TV-Shows online zu geben scheint, scheint dasselbe nicht für Live-Konzerte zu gelten.

Sie können sicher sein, dass dieser verärgerte Gast nicht nur die Person, die das Material hochlädt, einschalten wird. Sondern auch Sie, den Organisator des Events, beschuldigen wird. Sie werden als „kostenloses Verschenken der Erfahrung“ wahrgenommen. Es ist daher äußerst wichtig, dass Sie Ihre Social Media-Seiten – einschließlich YouTube – in den Tagen rund um die Veranstaltung oder die Tour genau beobachten.

Während großartige Fotos und kurze Videos zu Ihren Gunsten funktionieren können, um Hype und Vorfreude zu erzeugen, können längere Aufnahmen tatsächlich unter eine ernstere rechtliche Situation fallen.

Concert Blogger beachtet die folgenden gesetzlichen Einschränkungen, die die Aufnahme und den Vertrieb eines Konzerts betreffen:

  • (1) das Urheberrecht an der Musikkomposition, in der Regel unter der Kontrolle des Verlages;
  • (2) das Urheberrecht an den Texten, das in der Regel ebenfalls vom Herausgeber kontrolliert wird;
  • (3) das Urheberrecht an der Aufführung, in der Regel durch das Label kontrolliert;
  • (4) das Recht der Band auf Veröffentlichung;
  • (5) Marken, die dem Band gehören;
  • (6) vertragliche Rechte.

Seien Sie also gewissenhaft bei der Überwachung von erweiterten Social Media Inhalten im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung. Es kann weitaus schwerwiegender sein als ein „Spoiler-Alarm“ – es könnte als Verletzung Ihrer gesetzlichen Verpflichtung gegenüber den Künstlern angesehen werden.

Interaktion mit anderen Gästen

Heutzutage werden die meisten Live-Musikveranstaltungen eine Facebook-Seite und einen plattformunabhängigen Hashtag haben. Diese gibt es, um Diskussionsräume für die Veranstaltung oder den Künstler zu schaffen.

Diese können sehr nützlich sein für Menschen, die Tickets bei ausverkauften Veranstaltungen kaufen oder verkaufen, Transportinformationen diskutieren, Fragen zum Set stellen, ihre Bilder oder Videos vom Konzert hochladen oder einfach nur mit anderen Fans interagieren wollen. Als Veranstalter ist es ratsam, diese Seite selbst einzurichten, um eine größere Kontrolle über die geladenen Inhalte zu haben.

Das Positive an diesen Seiten ist, die Fans so zusammenzubringen, dass Sie sie schnell und einfach in Ihre Marken- oder Veranstaltungsdatenbank aufnehmen können, um sie für zukünftige Veranstaltungen zu kontaktieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Facebook-Seite einrichten, sobald die Veranstaltung angekündigt wird. So können Sie 3sicherzustellen, dass sie zum wichtigsten Anlaufpunkt für Ihr Publikum wird.

Der Nachteil dieser Seiten kann jedoch Online-Mobbing, illegaler Ticketverkauf oder negative Werbung rund um Ihre Veranstaltung sein. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Social Media Manager haben, der diese Interaktionen überwacht, um unerwünschte Interaktionen abzuschalten.

Interaktion mit dem Veranstaltungsort

Zum Zeitpunkt Ihres Live-Musik-Events gibt es viele Dinge, die schief gehen können. Von langen Warteschlangen und Wartezeiten, verspäteten Sets, überfüllten Veranstaltungsorten oder einer reinen Bar; Ihr Publikum wird immer etwas finden, worüber es sich beschweren kann! Und im Zeitalter der Social Media können diese Schimpfwörter und Griffe sehr schnell öffentlich gemacht werden.

Deine Social Media-Seiten am Veranstaltungsort sollten die Einstellungen auf private Beiträge eingestellt sein, was bedeutet, dass diejenigen, die deine Seite mögen, immer noch nicht auf der Facebook-Wand posten können. Dies gibt Ihnen mehr Kontrolle über die Art der Inhalte, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Wenn Sie einen Verantwortlichen für Direktbotschaften haben, können Sie auch Probleme mit dem Publikum schnell und direkt lösen. Wenn zum Beispiel jemand Schwierigkeiten hat, den Veranstaltungsort mit einer Ticketausstellung zu betreten, anstatt eine öffentliche Beschwerde zu hinterlassen, kann er sich direkt mit Ihnen in Verbindung setzen und diese vielleicht sogar vor Ort lösen.

Verbindung mit dem Künstler herstellen

Dank Apps wie Shazam können die Zuschauer nun sofort den Namen und den Künstler ihres Lieblingssongs finden und mit Spotify, iTunes, Tidal oder einem der anderen Musikprogramme auf ihr Smartphone herunterladen.

Dies ist einer der wirklichen Vorteile, die sich aus der Kombination von Technologie und Live-Erlebnis ergeben. Indem Sie die Beziehung zwischen Publikum und Darsteller stärken, verbessern Sie deren Fähigkeit zur Verbindung und tragen so zum Erfolg Ihrer Veranstaltung bei. In den kommenden Jahren wird diese Art von Technologie, die die Erfahrung verändert, nur noch wachsen.

In unserer zuvor veröffentlichten Britepaper 2017 Music Trends wurde die Smartphone-Technologie wie VR als einer der wichtigsten Akteure für ein verbessertes Konzerterlebnis ausgezeichnet.

„Technologie ist der Schlüssel, um kreative Visionen zum Leben zu erwecken – obwohl es schwer vorherzusagen ist, welche Technologie am wichtigsten sein wird“, heißt es im Bericht.

„Einige Experten sind der Meinung, dass Virtual Reality (VR) die Technologie sein wird, die immersive Elemente auf Messen ermöglicht. Mit VR konnte sich jeder Fan während der Aufführung wie auf der Bühne fühlen – egal ob er wirklich an einem Sponsoring-Stand bei einem Festival wie Coachella oder zu Hause auf der Couch steht.“

Arbeiten Sie mit der Technologie, nicht gegen sie

Wie das alte Sprichwort sagt: Wenn du sie nicht besiegen kannst, schließ dich ihnen an. Die aufkommende Smartphone-Technologie wird immer mehr zum Grundpfeiler aller Unterhaltungserlebnisse, einschließlich Musik. Jüngere Generationen wollen die Erinnerungen an die Veranstaltung festhalten und ihre Konzerterlebnisse mit anderen teilen.

Wenn diese Technologie eng gemanagt wird, kann sie zu Ihrem Vorteil eingesetzt werden. Sie ist großartiges Marketingmaterial, und Social Media-Posts sind wie Ihr persönliches (unbezahltes!) Hype-Team. Sie können sogar Social Media Plattformen in Ihr Veranstaltungserlebnis integrieren, wie z.B. Ihren eigenen Snapchat Geofilter.

Aber wenn sie nicht überwacht werden, kann es eine potenzielle Bedrohung für Ihren Ruf und Ihre Veranstaltung darstellen. Wenn Sie Ihrem Publikum die freie Wahl lassen, wie Ihre Veranstaltung präsentiert und online diskutiert wird.

Wenn Sie über Ihr nächstes Live-Musik-Event nachdenken, stellen Sie sicher, dass eine ernsthafte Berücksichtigung der Smartphone-Technologie im Spiel ist. Wirst du das Fotografieren erlauben? Wer wird für Ihre Social Media-Seiten verantwortlich sein? Wirst du eine Benachrichtigung für alle Beiträge erstellen lassen, die deine Veranstaltung markieren?

Aber vor allem, Workshop-Möglichkeiten, mit denen man mit den neuesten Trends arbeiten kann und nicht gegen sie.

Hier erfahren Sie etwas über die Prognosen von Industrie Internen.