Überlegungen für Event-Profis bei der Wahl der Technologie

Veranstaltung Technologie

Event-Profis stehen vor der Herausforderung, zuverlässige und erfolgreiche Werkzeuge der Veranstaltungstechnik zu beschaffen und einzusetzen, während sie gleichzeitig mit ständig wechselnden Anforderungen und Budgets arbeiten. Die Organisatoren von Veranstaltungen stehen unter Druck, Technologien zur Verfügung zu stellen, die es den Teilnehmern ermöglichen, beeindruckt zu sein und sie problemlos zu nutzen. Was sind also die vier Hauptüberlegungen, die Sie bei der Suche nach Ihrer nächsten Veranstaltungstechniklösung beachten sollten?

Wi-Fi

Am Tag kommt es auf die Konnektivität und Zugänglichkeit an, ob die Veranstaltungstechnik fliegt oder nicht. Hier müssen Sie die Wahl des Veranstaltungsortes in Betracht ziehen und die WLAN- oder Netzwerkfähigkeit und -kapazität bewerten. Einige Veranstaltungsorte machen eine zuverlässige Wi-Fi-Konnektivität zu einer Priorität, aber wenn Ihre Veranstaltungstechnik vollständig auf Wi-Fi angewiesen ist, dann müssen Sie dies bei der Wahl Ihres Veranstaltungsortes berücksichtigen. Fragen Sie die vorgeschlagenen Veranstaltungsorte, ob sie die Größe Ihres Publikums bei der Verbindung mit ihrer aktuellen Wi-Fi-Infrastruktur berücksichtigen können oder ob sie zusätzliche Ressourcen benötigen, um ihre Bandbreite und Konnektivitätsgeschwindigkeit zu erhöhen. Stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort Wi-Fi Ihre Gesamtzahl der Teilnehmer als gleichzeitig aktive Verbindungen unterstützen kann, so dass Sie sicher sein können, dass die Konnektivität kein Problem darstellt, wenn alle Teilnehmer gleichzeitig verbunden sind.

Bonus-Tipp: Wenn Wi-Fi eine Priorität für Ihre Veranstaltung ist, stellen Sie sicher, dass Sie dies frühzeitig mit Ihrem Veranstaltungsort / IT-Team kommunizieren und klare Verbindungsanweisungen für Ihre Teilnehmer erstellen und veröffentlichen, um vor und während der Veranstaltung auf den Veranstaltungsort Wi-Fi zuzugreifen und das beste Erlebnis zu bieten.

Annahme

Eine der Fragen, die sich alle Event-Profis beim Einsatz von Veranstaltungstechnik stellen, ist, wie bringe ich meine Delegierten dazu, sich mit dieser Technologie zu beschäftigen? Stellen Sie sicher, dass Sie die vollen Möglichkeiten (oder Einschränkungen) der Technologie verstehen und besprechen Sie die Akzeptanzstrategien mit Ihrem Technologieanbieter. Der Technologieanbieter sollte in der Lage sein, fachkundige Ratschläge zu geben, wie er Anweisungen für den Anschluss oder Zugriff auf die Technologie am besten kommunizieren kann, einschließlich der Möglichkeit, Ihre Teilnehmer aufgrund ihrer Erfahrung zur Teilnahme zu ermutigen. Es versteht sich von selbst, dass die von Ihnen gewählte Veranstaltungstechnik für Veranstalter einfach einzurichten und zu bedienen sein sollte und für Veranstaltungsteilnehmer einfach zu bedienen.

Bonus-Tipp: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle mit der Technologie vertraut sind, so dass ein Testlauf für Organisatoren und eine Eisbrecherfrage für die Teilnehmer einfache und effektive Wege sind, dies zu tun.

Eignung

Sie eine Liste von Funktionen und Vorteilen, die Sie von der Technologie erwarten. So wird sichergestellt, dass Sie bei der Suche nach Ihrer Veranstaltungstechniklösung fokussiert sind und nicht von den Zielen und dem Zweck der Technik abgelenkt werden. Damit die Veranstaltungstechnik wirklich effektiv ist, müssen die Organisatoren eine Lösung wählen, die ihnen hilft, die geplanten Ergebnisse der Veranstaltung zu erreichen.

Bonus-Tipp: Stellen Sie sicher, dass es eine spezielle Person gibt, die für die Verwaltung der Technologie für die Veranstaltung verantwortlich ist. Selbst wenn die Technologie einfach zu bedienen ist, ist es gut, eine Person zu haben, die für die Technologie verantwortlich ist, damit sie die begehrte Person und der Champion des Tools sein kann. Diese Person kann ein Mitarbeiter oder ein Veranstaltungsunternehmen sein, das die Technologie für Sie verwalten und bereitstellen kann.

Kosten

In den meisten Fällen haben Event Professionals ein strenges Budget für ihre Veranstaltung und suchen nach Technologien, die einen wettbewerbsfähigen Preis oder ein gutes Angebot bieten. Denken Sie darüber nach, was Sie von Ihrer Veranstaltung erwarten, richten Sie Ihre Technologie auf Ihre Ziele aus und entwickeln Sie darauf aufbauend Forschungstechnologien. Sobald Sie wissen, was Sie suchen, können Sie dann die Technologie-Tools vergleichen, die Ihren Kriterien und Ihrem Budget entsprechen.

Fazit

Es gibt unzählige Veranstaltungstechnik zur Auswahl, so dass es schwierig sein kann, sofort zu wissen, welches die richtige für Ihre Veranstaltung ist. Nicht jede Veranstaltungstechnik ist gleichwertig und es ist nicht immer ratsam, eine Lösung zu wählen, die zu viele Funktionen hat, die die Dinge komplizieren und Sie mehr kosten könnten. Indem wir unseren Schritten folgen, hoffen wir, dass es Ihnen hilft, Ihre Optionen einzugrenzen und Ihnen hilft, die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Option auszuwählen.

Wie sich Smartphones auf die Musikindustrie und Veranstaltungstechnik auswirken, können Sie in diesem Beitrag lesen.

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