Veranstaltungstechnik: Ein vollständiger Leitfaden für Veranstaltungstrends und Technologie

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Ist Event Tech wirklich so eine große Sache?

Viel mehr, als du denkst.

Events werden für viele Unternehmen und Organisationen zum Einstiegspunkt, und der ROI ist spürbar. Bei der EventBank haben wir uns mit dem Event ROI und seinem Verhältnis zur Technologie beschäftigt, die Korrelation ist stark. Je größer die Events werden, desto mehr Inhalte werden benötigt, und die Intensität des ROI ist nicht nur die Anzahl der Körper in einem Eventraum, sondern auch das Engagement, das von einem Event ausgehen kann.

Es ist auch völlig abhängig von der Art des Ziels, das ein Event hat. Ist es der Ticketverkauf? Produktverkauf? Immaterieller Marketingwert?

Event Tech tritt ein, um die Kopfschmerzen von den Prozessen zu nehmen, die notwendig sind, um diese Ziele erreichbar zu machen. Ob es sich nun um ein einfaches Ticketsystem handelt, um so präzise wie die Wärmekarten von Veranstaltungsräumen für bessere Vorhersagen über den Körperverkehr und so weiter.

Hier ist eine Liste von Event Tech-Typen, die Ihnen einen Eindruck von der Vielfalt der Technik vermitteln, die es gibt, ihrer Funktion und mehr.

Arten der Veranstaltungstechnik

Veranstaltungsorte Marktplätze

Dieses ist ein ziemlich einfaches Werkzeug. Es ist einfach ein Marktplatz oder eine Datenbank mit Veranstaltungsräumen, die für eine Vielzahl von Veranstaltungen gemietet werden können. Diese Art von Tools helfen Veranstaltern, Veranstaltungsorte in der Anfangsphase auszuwählen, und ihr wahrer Wert, der vom Markt kommt, sind die detaillierten Details zu Veranstaltungen, die die Veranstaltungsplaner ansprechen, und die Möglichkeit, Veranstaltungsorte und Veranstaltungen zum Miteinander zu bringen.

Aber wussten Sie, dass Veranstaltungsorte auf der ganzen Welt projiziert werden können? Wir haben einen netten Artikel darüber, wie ein Veranstaltungsraum für ein echtes digitales Veranstaltungserlebnis an andere physische Orte übertragen werden kann.

Tools für das Management der Veranstaltungsregistrierung

Offensichtlich ist die Veranstaltungsregistrierung der teilnehmerintensivste Teil jeder technischen Implementierung in einer Veranstaltung, und sie wird im Laufe der Zeit immer mehr mit Mobiltelefonen in Berührung kommen, was den Prozess des Eincheckens reibungsloser macht. Die Einführung von mobilen First Check-Ins ist im Westen etwas langsam, aber stetig wachsend, während Asien die Methode der QR-Code Ticket-Scans zum Einchecken bei Veranstaltungen fast vollständig übernommen hat. Die Technologie ist grün, einfach zu bedienen und sehr flexibel für verschiedene Tickettypen. Dies ermöglicht auch eine reibungslosere Online-Offline-Verfolgung der Fahrten der Teilnehmer.

Tools für Event-Promotion und E-Mail-Marketing

Event-Promotion und E-Mail-Marketing sind im Vorfeld der Veranstaltung ebenso wichtig wie für die Zeit nach der Veranstaltung. So ist es nicht verwunderlich, dass E-Mail-Marketing-Tools die Desktops vieler Event-Manager und Organisatoren schmücken. Attraktive E-Mails sind eine Sache, aber Smart-E-Mails eine andere. Und zwar durch intelligentere E-Mail-Kampagnen, die automatisiert und basierend auf den Veranstaltungsdetails generiert werden können. Sie sparen Zeit, treffen die Zielgruppen besser und geben dem digitalen Leben der Veranstaltung insgesamt eine ganz neue Bedeutung.

Während MailChimp und andere großartige E-Mail-Marketing-Tools existieren, wird es Ihnen schwer fallen, sie zu finden, die mit der ausdrucksstarken Absicht erstellt wurden, Event-Besucher und Organisatoren anzusprechen. Und ja, während eine schön gestaltete E-Mail-Kampagne dazu dient, Kunden durch die Tür zu bekommen, ist es unglaublich schwierig, sie zu solchen zu machen und braucht Zeit.

Normalerweise würde eine E-Mail-Kampagne Zeit und Vorbereitung in Anspruch nehmen, bevor sie versendet wird. Aber Events sind hart im Nehmen und erfordern häufige Erinnerungen, Einladungen und Follow-ups. Nur so kann man einen Effekt erzielen.

Die automatische Generierung basiert auf der Fähigkeit des Tools, zu verstehen, was im Ereignis vor sich geht, welche Inhalte verwendet werden, und sie in eine professionelle E-Mail umzuwandeln, die die Zielgruppe sicher in die Zielgruppe der Teilnehmer umwandelt.

Dies ist ein seltenes Produkt auf dem Markt und glücklicherweise sind wir bei EventBank einer der wenigen, die sich bemühen, diesen E-Mail-Marketingsprung mit unserer Event-Management-Plattform zu machen. Durch die native Integration unseres Eventmanagementmoduls in das E-Mail-Marketing-Tool können Sie mit wenigen Klicks und wenig Arbeit von Ihrer Seite professionelle und schön aussehende EDMs erstellen.

Das Tool nimmt einfach das, was bereits auf der Webseite der Veranstaltung verwendet wurde und generiert damit eine E-Mail. Laden Sie Referenten, Teilnehmer, Presse oder Nachbereitung zu Teilnehmern ein, die dort waren oder nicht, um einen weiteren Marketingwert zu erzielen.

Live-Umfragen und Umfragen

Live-Umfragen und Umfragen sind eine großartige Möglichkeit, ein großes Publikum zu gewinnen, das sonst keine Stimme in der Diskussion auf der Bühne gehabt hätte. Es gibt einige Nischenanbieter für diese Funktion. Wie sli.do, aber es ist eine wachsende Nachfrage, da sie die Lebensdauer der Lautsprecher auf der Bühne über vorbereitete Aussagen hinausgehen lässt. Sodass es und im Wesentlichen zu einem eigenen Veranstaltungstyp wird. Das Publikum wird in der Lage sein, mit den Fragen der Referenten zu interagieren. Dadurch können die Ereignisse ein neues Leben beginnen.

Das Problem besteht darin, die Teilnehmer zu ermutigen, eine von der Veranstaltung kontrollierte Veranstaltung zu nehmen, um ihre Antworten in Echtzeit bekannt zu geben. Wie ein Klicker, der seine Antworten im A,B,C,D Stil im Multiple-Choice-Verfahren verfolgt. Alternativ kann auch eine Smartphone-App verwendet werden, aber das ist scheinbar sinnlos.

Das Problem besteht darin, die Teilnehmer zu ermutigen, eine von der Veranstaltung kontrollierte Veranstaltung zu nehmen, um ihre Antworten in Echtzeit bekannt zu geben. Wie ein Klicker, der seine Antworten im A,B,C,D Stil im Multiple-Choice-Verfahren verfolgt. Alternativ kann auch eine Smartphone-App verwendet werden. Aber das ist scheinbar schwieriger, als einem Teilnehmer eine Fernbedienung zu geben. Da es schwierig ist, alle Teilnehmer aufzuspüren und sie zu ermutigen, eine App auf ihr Handy herunterzuladen. Ob im Vorfeld oder während der Veranstaltung. Networking-Plattformen sind einfach Communities, die online basieren. Stellen Sie sich vor, Ihr Publikum hat unterschiedliche Interessen. Auch wenn Ihre Veranstaltung ein Thema hat, an dem sie alle interessiert sind. Branchen Communities und andere Interessengruppen könnten sich zusammenschließen und in ihren eigenen Netzwerkplattformen kommunizieren, damit sie den größtmöglichen Nutzen aus ihrer Veranstaltung ziehen können.

Diese Networking-Plattform macht es auch für Networking-Einzelpersonen einfacher, mit einem anderen Teilnehmer oder Sprecher in Kontakt zu treten. Und das ohne sich Zeit für die Veranstaltung zu nehmen oder wenn sie anderweitig zu beschäftigt sind, um die Teilnehmer in der Menge zu treffen.

Diese Plattformen geben den Menschen auch die Möglichkeit, Kontaktinformationen zu erhalten, ohne sinnvolle Gespräche auf einer Veranstaltung zu unterbrechen, so dass weniger Business Developer den Raum betreten und die Stimmung zerstört wird.

Ereignisanalyse und umsetzbare Erkenntnisse

Analytik ist die Grundlage für jede anständige Software da draußen. Ohne Analytik werden Sie von Veranstaltung zu Veranstaltung blendend gehen und nie den wahren Wert Ihrer bisherigen Erfahrungen, Einblicke in das Verhalten der Teilnehmer oder sogar eine genaue ROI-Verfolgung kennen.

Analyseplattformen wie Google Analytics können die digitale Erfahrung der Webseite Ihrer Veranstaltung nur wirklich verfolgen. Aber auch der Wert auf der Eventfläche muss berücksichtigt werden. Google Analytics kann Ihnen nicht mitteilen, dass ein Teilnehmer bei der Veranstaltung eingecheckt hat. Event-Software wie Registrierung, Check-in oder All-in-One-Event-Management-Software hilft Ihnen also zu verstehen, wer eingecheckt hat.

Ebenso wird es für dieselbe Check-in-Software, für die Sie sich entscheiden, schwierig sein, zurückzuverfolgen, wer, und dann wo und wie dieser Teilnehmer mit Ihrer Veranstaltung interagiert hat. Es gibt hier einige CRM-Integrationen. Aber nur wenige werden den ganzen Bissen des Cookies nehmen und sich die gesamte Pipeline ansehen.

Die All-in-One-Event-Management-Software ist die beste Option. Da sie die Möglichkeit bietet, die Teilnehmer-Pipeline vom Eingang bis zu den Aktionen nach dem Event zu verfolgen. So können Sie beispielsweise verfolgen, wo die Teilnehmer Ihre Veranstaltung online entdecken. Oder ob sie sich online registriert haben, und dann von ihren Online-Aktionen bis zu ihren Offline-Aktionen bei der Veranstaltung verfolgen.

Hier finden Sie heraus, wie Sie Ihr Monitor Set Up planen.

3 Schritte zur Auswahl Ihrer Lautsprecher und Monitors

lautsprecher

Vor kurzem habe ich eine Reihe von Fragen zur Auswahl eines Monitorsystems erhalten. Sodass es ein guter Zeitpunkt ist, diesen speziellen Buchauszug noch einmal zu besuchen. Ihre Monitore sind einer der wichtigsten Einkäufe, die Sie jemals tätigen werden. Also ist es am besten, wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, bevor Sie mit Ihrer Kreditkarte den Abzug betätigen.

„Worauf achten Sie bei der Auswahl von Monitoren? Es ist überraschend, dass so viele Monitore durch eine Rezension oder Mundpropaganda ausgewählt werden, da sie so persönlich sind. Hier sind einige Dinge, über die Sie nachdenken sollten, bevor Sie einen Satz Lautsprecher kaufen.

1) Wählen Sie keinen Monitor, weil jemand anderes ihn benutzt.

Nur weil Ihr Lieblingsmixer ein Set von Tannoy Precision 8D’s verwendet, bedeutet das nicht, dass sie auch für Sie geeignet sind.

Jeder Mensch hört anders und hat ein anderes Hörerlebnis. Außerdem ist die Übereinstimmung mit Ihrem Raum möglicherweise nicht ideal. Sie passt nicht gut zu der Art von Musik, an der Sie arbeiten, und wenn sie nicht mit Strom versorgt werden, haben Sie vielleicht nicht den gleichen Verstärker, mit dem Sie sie antreiben können wie der Prüfer, so dass sie anders klingen als das, was jemand anderes hört.

2) Stellen Sie sicher, dass Sie die Monitore anhören, bevor Sie sie kaufen.

Die Profis nehmen sich Zeit und hören ihnen unter einer Vielzahl von Bedingungen zu, bevor sie sich für einen Kauf entscheiden, also warum sollten Sie es nicht tun?

Es ist wahr, dass Sie vielleicht nicht in der Nähe eines großen Medienzentrums mit vielen Pro-Audio-Händlern wohnen, und selbst wenn Sie das tun, haben Sie vielleicht keine Beziehung zu einem, das Ihnen eine persönliche Demo in Ihrem eigenen Studio beschert.

Das sollte dich aber nicht davon abhalten, zuzuhören. Machen Sie die Reise zu Ihrem lokalen Pro-Audio- oder Musikgeschäft und verbringen Sie einige Zeit mit dem Hören.

Hierauf sollten Sie achten, wenn Sie einen Monitor bewerten:

  • Auf eine gleichmäßige Frequenzbalance achten – Überprüfen Sie, ob Frequenzen übertrieben oder abgeschwächt sind, während Sie ein Musikstück hören, mit dem Sie sehr vertraut sind. Hören Sie besonders auf den mittleren Frequenzbereich (normalerweise etwa 1,5 bis 2,5 kHz), dann auf Becken im oberen Bereich, Gesang und Gitarren im mittleren Bereich und Bass und Kickdrum im unteren Bereich.
  • Hören Sie die Frequenzbalance bei verschiedenen Pegeln – Die Lautsprecher sollten bei jedem Pegel, von leise bis laut, die gleiche Frequenzbalance haben.
  • Stellen Sie sicher, dass die Lautsprecher laut genug sind, ohne zu verzerren – stellen Sie sicher, dass es genügend sauberes Niveau für Ihre Bedürfnisse gibt. Viele Aktivmonitore verfügen über eingebaute Limiter, die verhindern, dass sich der Lautsprecher oder Verstärker verzerrt, aber das verhindert auch, dass das System so laut wird, wie Sie es brauchen.

Achten Sie darauf, sie bei verschiedenen Lautstärken anzuhören, um festzustellen, ob sie laut genug für Ihre Bedürfnisse sind, ob sie sich verzerren oder ob sich ihre Klangeigenschaften bei verschiedenen Lautstärken drastisch ändern.

Kaufen Sie vor allem keine Lautsprecher, ohne sie zu hören, denn es ist schwierig für sie, Ihren Erwartungen gerecht zu werden, wenn Sie sie nicht zuerst gehört haben. Tatsächlich ist es keine gute Idee, einen Satz Lautsprecher zu kaufen, es sei denn, Sie sind wirklich in sie verliebt. Sie müssen sich diese Monitore viele Stunden lang anhören, damit Ihnen das, was Sie hören, genauso gut gefällt.

3) Hören Sie mit Quellmaterial, das Sie sehr gut kennen.

Die einzige Möglichkeit, einen Monitor zu beurteilen, besteht darin, sich Material anzuhören, mit dem Sie sehr vertraut sind und das Sie in vielen verschiedenen Umgebungen gehört haben. Dies gibt Ihnen den notwendigen Anhaltspunkt, den Sie benötigen, um angemessen zu beurteilen, was Sie hören.

Sie können etwas verwenden, das Sie selbst aufgenommen haben, das Sie in- und auswendig kennen, oder eine Lieblings-CD, die Ihrer Meinung nach gut aufgenommen ist. Halten Sie sich einfach vom kritischen Hören mit MP3’s fern; je höher die Qualität Ihrer Wiedergabequelle, desto besser. Eine hochwertige 24-Bit-Quelle wie von einem persönlichen digitalen Rekorder ist großartig, weil sie Ihnen eine bessere Vorstellung vom Frequenzgang des Systems vermittelt.

Wenn die Monitore, die Sie vorsprechen, nicht mit Strom versorgt werden, sollten Sie vielleicht Ihren eigenen Verstärker zum Vorsprechen mitbringen, da die Verstärker-Lautsprecherkombination eine empfindliche ist.

Ein Lautsprecher hat eine viel größere Abhängigkeit von der Stromquelle, als die meisten von uns glauben, und viele Ingenieure suchen nach dem perfekten Verstärker, fast so lang wie nach dem perfekten Monitor. Glücklicherweise ist das heutzutage kein Problem mehr, da die meisten hochwertigen Monitore über eingebaute Verstärker verfügen, die vom Hersteller perfekt auf die Lautsprecher abgestimmt sind.

Allerdings können Sie sich leicht an fast jeden Lautsprecher gewöhnen, wenn Sie ihn ausreichend nutzen und seine Stärken und Schwächen in Ihrem Raum kennenlernen. Es hilft auch, einen Referenzpunkt zu haben, mit dem Sie den Sound vergleichen können, wie z.B. Ihr Auto oder eine bestimmte Boombox, und dann Ihre Mixe so einzustellen, dass sie funktionieren, wenn Sie sie dort abspielen.“